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Aujourd'hui deux grands chapitres, l'organisation des temps (oui oui) et l'évaluation du temps nécessaire.

Organisation DES temps

Il n'y a pas de secret, si vous voulez être efface et productif, le temps doit être votre allié et vous devez absolument apprendre à le gérer.

La première étape c'est de se définir des objectifs

Définissez d'abord votre activité de façon globale, donnez vous des échéances à plus ou moins long terme (demain je nettoie mes perles, mercredi je monte les boucles d'oreilles, jeudi je fais les colliers)

Aidez vous d'organiseur, d'agenda, et même d'un tableau Véléda au besoin !

Agenda et organiseur sur mesure par MILI.D

Ensuite vous devez classer les tâches dans l'ordre d'exécution.

Vous pouvez le faire au travail mais aussi dans votre vie privée.

Il y a 4 groupes, à vous de placer vos tâches dans le groupe qui vous convient.

Classification des tâches

Sachez qu'entre deux tâches urgentes et importantes il faudra commencer par celle qui demande le moins le temps. En effet le fait de boucler rapidement cette tâche vous enverra une bonne dose d'endorphines (satisfaction personnelle) qui vous boostera pour continuer votre travail avec entrain et motivation !

Apprenez à vous connaître ! Je suis capable de bloguer, de faire ma compta et des devis avant 6h du mat' mais pour la couture, je préfère attendre 8h30 (et un café) Je suis également incapable de travailler de façon correcte et épanouissante le dimanche.

Choisissez votre ambiance ! Que ce soit le ménage ou la couture, la création de bijoux ou la décoration d'une chambre d'enfant, certaines ont besoin de silence total, d'autres ont besoin de musique ultra punchy (on en connaît qui bossent avec Rammstein) d'autres travaillent en suivant des formations pour booster leurs ventes (coucou Mila). Ces ambiances sont variables avec votre humeur, votre concentration et votre travail.

Enfin, vous devez identifier les voleurs de temps

Notez sur une journée ce qui vous ralenti, ce qui vous déconcentre, ce qui vous parasite. Voici par exemple ce que vous pouvez rencontrer :

  • téléphone qui sonne
  • visites imprévues
  • longueur des rendez vous, des réunions

Une fois identifiés, ces mangeurs de temps doivent êtres maîtrisés

  • filtrer vos appels, mettez vous sur répondeur
  • proposez des rencontres sur rendez vous, débranchez la sonnette
  • annoncez votre disponibilité, allez à l'essentiel

Pour vous aider, sachez qu'il y a des règles simples et basiques qui vous donneront dejà un sacré coup de pouce !

  • choisissez le moyen d’exécuter la tâche le plus rapidement (le téléphone transmet plus vite une information qu'un mail, et on a la réponse éventuellement attendue immédiatement)
  • concentrez vous, aménagez vous un temps de travail non perturbable (une porte qui ferme : la base!)
  • si vous déléguez, faites le avec confiance mais vérifiez toujours le résultat !
  • ménagez vous des pauses, votre concentration n'en sera que meilleure
  • gardez toujours une plage de sécurité, il y a toujours des urgences et des imprévus !

Avant de vous parlez des méthodes d'ordonnancement et de planification, il faut savoir évaluer le temps nécessaire.

ÉVALUER LE TEMPS NÉCESSAIRE

Il y a deux grandes méthodes pour améliorer la productivité

Le pendulage, méthode qui fonctionne avec un chronomètre, basique, qui évalue le temps nécessaire à l’exécution d'une tâche. Vous pouvez le faire vous même, c'est assez facile à mettre en place. Dans mon cas, une série de serviette-turban. La première m'a pris 50min (proto, correction, ajustement) J'en ai réalisé ensuite 5 de suite, je suis arrivée à une moyenne de 30 minutes par serviette.

Attention, formule mathématique :

Temps d’exécution moyen d'une tâche = temps global / nombre de tâches

C'est ce temps moyen qui va vous servir de base pour calculer également votre prix de revient lorsque vous faites une série de créations similaires.

Quand les tâches sont de durées très variables, sortez votre chronomètre :

  • temps minimal quand je suis très rapide (tmi)
  • temps habituel (observé au moins 2 fois) (th)
  • temps maximal quand je suis lente ou que je rate et recommence (tma)

Attention, nouvelle formule mathématique :

Temps d’exécution moyen d'une tâche = (tmi + 4th + tma) / 6

Le pendulage permet de fixer un temps de travail cohérent. Ainsi si vous avez calculé qu'il vous fallait 45 minutes pour faire une création, que vous devez en sortir 4 par jour, vous devez vous ménager un créneau de (attention, on va voir ceux qui suivent) 3h. (standing ovation)

C'est un élément précieux, surtout quand vous serez riche et célèbre et qu'on vous commandera beaucoup beaucoup de créations. Si on vous commande 100 créations pour le lundi, qu'on est vendredi, qu'il est 18h, ça veut quand même dire que vous devez trouver 75h de temps productif. Je vous souhaite alors bonne chance.

L'auto-analyse permet de faire une constation de votre travail. elle est très pratique, surtout pour vous rendre compte de votre travail réel et productif, et oui, on peut avoir de sacrés surprises.

A vous alors de lister vos tâches, chaque tâche par activité, et du temps que ça vous prends sur un planning entier. Je prends un exemple qui date un peu, j'avoue mais tiré de mon activité personnelle.

Cela va vous aider à évaluer votre propre travail, voir où vous perdez du temps, sur quoi mettre l'accent et surtout à VALORISER votre création (surtout si vous y avez consacré presque 10h).

Bien sur ce tableau n'est qu'une des clés pour vous aider à organiser votre temps, parce que pour organiser votre temps il faut d'abord savoir quoi organiser, quelles tâches et combien de temps elles vous prennent.

Je vous donne rendez vous très vite pour la suite de cet article et une présentation des outils d'ordonnancement (méthodologie de planification)

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