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Les outils de contrôle du temps et de planification

Si je vous dis, planification, vous pensez à quoi comme support ?

  • les agendas, organiseurs
  • les plannings
  • les check list

Chacun à un rôle différent, en fonction de ce que vous avez à planifier, de votre entreprise, de vous aussi et de votre façon de travailler.

Vous savez tous vous servir d'un agenda ? Je ne vais pas insister là dessus. néanmoins, un agenda à un coté négatif, vous ne verrez pas les tâches à venir sauf si vous remplissez en même temps un planning. L'agenda est parfait au jour le jour pour prévoir des tâches (lundi je fais les pare pipi, mardi je m'occupe des devis et des courses, mercredi je valide ma commande textile, jeudi je vais au spa, vendredi je téléphone à la caf...) mais vous ne pouvez pas en un coup d'oeil répondre à une cliente qui vous demande si vous pouvez livrer sa commande sous 15 jours (sauf si c'est le calme plat et que vous savez que vous n'avez rien en cours ...)

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Mili.D réalise les plus beaux agendas du monde, pensez-y

Les planning sont très pratiques. Ils permettent en un coup d'oeil de voir vos échéances. Pour ma part j'indique dessus ma dead line expédition (à titre personnel c'est toujours 2 jours de mieux que promis au client, sachant que beaucoup pourront témoigner que j'essaie d'être beaucoup beaucoup plus rapide que Flash Gordon quand il s'agit de couture). Cela me permet de voir quand je suis over bookée et de ne pas m'engager sur un délai que je peux pas tenir. 

Cela permet aussi d’éviter de caser des grosses commandes pendant des vacances scolaires et de compter les jours ouvrables pour mes devis. J'ai une version sous main, posée en continu sur le bureau qui vient de mon fleuriste Thibault Au Bois De Cerisier Cela peut être une version murale. il faut juste l'avoir sous la main à chaque fois que vous en avez besoin.

J'ai un organiseur qui me permet de voir à la semaine, et de pouvoir ajuster au besoin mes échéances.

Les check list, c'est la cerise sur le gâteau. je m'en sers pour des commandes complexes qui prennent du temps et nécessitent plusieurs tâches. Par exemple une robe de baptême comme celle-ci :

KODAK Digital Still Camera
Robe de baptême sur mesures chez FairydesFolies
  • étude de la demande (faisabilité, délai, calcul du métrage, du temps de création)
  • devis, modification, validation, paiement d'avance
  • achat du tissu, confirmation des couleurs réelles par le client (photo, messagerie)
  • création du patron, tests si difficultés
  • réception du tissus, lavage, séchage, repassage
  • découpe des parties, repassage
  • assemblage x avant y, assemblage z avant z bis etc...
  • finitions, repassage, photo
  • validation par le client (photos, messagerie)
  • emballage et expédition
  • suivi de l'envoi, traçabilité
  • SAV, confirmation réception et qualité du produit

Voilà l'essentiel de ma check list. je coche au fur et à mesure là où j'en suis. Et parfois j'annote ma check list avec le temps estimé et temps réel ainsi que les plages horaires réservées à telle ou telle tâche. Cela me permet de vérifier également que mon temps productif (temps de travail) est bien celui que j'avais estimé et que ma création est au juste prix. Je fais ces fiches de contrôles très régulièrement. Actuellement j'en ai 3 sur mon bureau (sur des bristol, agrafées aux factures correspondantes du client) ce qui me permet de savoir où j'en suis sur chaque commande.

J'ai aussi un tableau Velléda géant qui me permet de noter tout ce qui me vient (acheter du biais, relancer la cliente des carnets de santé, faire les photos de la jupe violette...) et d'y mettre aussi des pensées positives.

Et vous, vous fonctionnez comment et avec quoi ? 

Je ne vous parlerais pas des réseaux PERT ni des graphes-temps (déjà c'est pas hyper intéressant, et c'est hyper chiant à expliquer et à comprendre) mais par contre je vous donne rendez vous très vite pour un petit article sur l'aménagement de votre poste de travail !

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