Si je vous dis, planification, vous pensez à quoi comme support ?
Chacun à un rôle différent, en fonction de ce que vous avez à planifier, de votre entreprise, de vous aussi et de votre façon de travailler.
Vous savez tous vous servir d'un agenda ? Je ne vais pas insister là dessus. néanmoins, un agenda à un coté négatif, vous ne verrez pas les tâches à venir sauf si vous remplissez en même temps un planning. L'agenda est parfait au jour le jour pour prévoir des tâches (lundi je fais les pare pipi, mardi je m'occupe des devis et des courses, mercredi je valide ma commande textile, jeudi je vais au spa, vendredi je téléphone à la caf...) mais vous ne pouvez pas en un coup d'oeil répondre à une cliente qui vous demande si vous pouvez livrer sa commande sous 15 jours (sauf si c'est le calme plat et que vous savez que vous n'avez rien en cours ...)
Les planning sont très pratiques. Ils permettent en un coup d'oeil de voir vos échéances. Pour ma part j'indique dessus ma dead line expédition (à titre personnel c'est toujours 2 jours de mieux que promis au client, sachant que beaucoup pourront témoigner que j'essaie d'être beaucoup beaucoup plus rapide que Flash Gordon quand il s'agit de couture). Cela me permet de voir quand je suis over bookée et de ne pas m'engager sur un délai que je peux pas tenir.
Cela permet aussi d’éviter de caser des grosses commandes pendant des vacances scolaires et de compter les jours ouvrables pour mes devis. J'ai une version sous main, posée en continu sur le bureau qui vient de mon fleuriste Thibault Au Bois De Cerisier Cela peut être une version murale. il faut juste l'avoir sous la main à chaque fois que vous en avez besoin.
J'ai un organiseur qui me permet de voir à la semaine, et de pouvoir ajuster au besoin mes échéances.
Les check list, c'est la cerise sur le gâteau. je m'en sers pour des commandes complexes qui prennent du temps et nécessitent plusieurs tâches. Par exemple une robe de baptême comme celle-ci :
Voilà l'essentiel de ma check list. je coche au fur et à mesure là où j'en suis. Et parfois j'annote ma check list avec le temps estimé et temps réel ainsi que les plages horaires réservées à telle ou telle tâche. Cela me permet de vérifier également que mon temps productif (temps de travail) est bien celui que j'avais estimé et que ma création est au juste prix. Je fais ces fiches de contrôles très régulièrement. Actuellement j'en ai 3 sur mon bureau (sur des bristol, agrafées aux factures correspondantes du client) ce qui me permet de savoir où j'en suis sur chaque commande.
J'ai aussi un tableau Velléda géant qui me permet de noter tout ce qui me vient (acheter du biais, relancer la cliente des carnets de santé, faire les photos de la jupe violette...) et d'y mettre aussi des pensées positives.
Et vous, vous fonctionnez comment et avec quoi ?
Je ne vous parlerais pas des réseaux PERT ni des graphes-temps (déjà c'est pas hyper intéressant, et c'est hyper chiant à expliquer et à comprendre) mais par contre je vous donne rendez vous très vite pour un petit article sur l'aménagement de votre poste de travail !
Aujourd'hui on va commencer par les généralités, et donc quelques définitions. cela permettra de poser les bases et de savoir de quoi on parle.
Le temps d'activité est donc votre temps réellement productif, c'est à dire votre temps physique au sein de votre entreprise (de l'entrée dans vos locaux à la sortie de vos locaux) mais sans compter les temps non productifs (pauses café, déjeuner, 10min d'attente pour photocopie, musique d'attente pour téléphone, panne d'ascenseur etc ...)
Exemple
salarié X : 2000€ / 210 jours de travail par an / 7h de présence (35h sur 5 jours)
Calculons le cout de l'heure de présence d'un salarié
(2000*12) / (210/7) = 16.33 €/h
Maintenant imaginons que le temps productif n'est que de 6h par jour (1 pause déjeuner de 30min, 15 min de pause café/pipi cumulé, 3 x 5 min de perdu à la photocopieuse) et calculons le cout de l'heure de travail productif.
(2000*12) / (210/6) = 19.05 €/h
C'est ce second mode de calcul que vous devez utiliser pour calculer le prix de revient de vos créations. Il faut TOUJOURS compter votre temps de travail productif.
Je vous ai fait la photo du tableau d'un de mes bouquins de com' particulièrement bien construit.
Je ne vais pas rentrer dans les détails des 35h, de l'annualisation et des 2.5 jours de repos. Si vous êtes dans l'idée d’être votre propre patron, alors le temps ce n'est que l'investissement de votre passion et vous ne compterez pas vos heures (sauf quand justement vous ne pourrez pas travailler)
Je me permets un petit paragraphe sur le temps de travail dans les relations internationales. En effet la notion de temps est culturelle.
Pour les pays anglo-saxons, les allemands et les suisses, sachez que tout est planifié, organisé et que les horaires doivent être strictement respectées. L’américain travaille de 9 à 17h, le déjeuner dure moins de 30 min et il ne se fait jamais au bureau (salle de pause, cafétéria)
Pour les espagnols et les japonais, le temps est élastique. Vous devez être patients et tolérer les retards (jusqu'à 1h) Les rendez vous sont fixés entre 10 et 13h. Le déjeuner est tardif, tout comme le diner (rarement avant 22h)
Si vous travaillez avec l'international procurez vous un planisphère des fuseaux horaires pour savoir quand contactez votre interlocuteur (un message sur répondeur à 3h du matin ce n'est jamais judicieux)
La prochaine fois, je vous parlerai de l'organisation, vous serez là ?